Szanowni Państwo,
Od niedawna w naszych ośrodkach goszczą wnioski o wydanie zaświadczenia o wysokości przeciętnego miesięcznego dochodu przypadającego na jednego członka gospodarstwa domowego. Zaświadczenia o których mowa powyżej, są niezbędne dla skutecznego aplikowania przez mieszkańców gminy, do programu Czyste Powietrze. Celem programu, jest poprawa jakości powietrza oraz zmniejszenie emisji gazów cieplarnianych poprzez wymianę źródeł ciepła i poprawę efektywności energetycznej budynków mieszkalnych jednorodzinnych. Wydawanie zaświadczeń, swoje umocowanie prawne znajduje w art. 411 ust. 10 g ustawy Prawo ochrony środowiska.
Delegacja kompetencji do wydawania zaświadczeń, na potrzeby programu Czyste Powietrze:
Uwzględniając fakt, że przy obliczaniu wysokości dochodu, co do zasady stosować należy reguły obowiązujące na gruncie ustawy o świadczeniach rodzinnych (art. 411 ust. 10 l ustawy Prawo ochrony środowiska), jak również mając na uwadze fakt, że wójt / burmistrz / prezydent miasta zyskał kompetencję do delegowania uprawnień związanych wydawaniem zaświadczeń, między innymi na kierownika ośrodka pomocy społecznej, zadanie to, z całą pewnością obciążać będzie ośrodek pomocy społecznej (art. 411 ust. 10 r ustawy Prawo ochrony środowiska).
Obowiązki administratora danych, przy gromadzeniu wniosków i wydawaniu zaświadczeń, na potrzeby programu Czyste Powietrze:
Przypomnieć więc należy, że zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r., Nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej „ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych”, administrator gromadzący dane osobowe zobowiązany jest poinformować osobę udostępniającą dane o:
- swojej tożsamości, danych kontaktowych, ewentualnie tożsamości i danych kontaktowych swojego przedstawiciela;
- danych kontaktowych inspektora ochrony danych osobowych (gdy taki został powołany);
- celach przetwarzania danych osobowych oraz podstawie prawnej ich przetwarzania;
- prawnie uzasadnionym interesie realizowanym przez administratora lub stronę trzecią (gdy taki istnieje);
- odbiorcach danych osobowych lub kategoriach odbiorców (gdy istnieją);
- ewentualnym zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
- okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane;
- prawie do żądania od administratora dostępu do zgromadzonych danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także o prawie wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz prawie do ich przenoszenia;
- prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
- prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
- tym, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy, a także konsekwencjach ich niepodania;
- zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji przy przetwarzaniu danych osobowych, w tym o ewentualnym ich profilowaniu (tak na podstawie pozyskanych danych osobowych);
Obowiązek należytego udokumentowania stosownych pouczeń, obciąża administratora danych – w tym przypadku ośrodek pomocy społecznej, który dane osobowe gromadzi.
Udostępnianie danych osobowych, o podmiotach ubiegających się o wydanie zaświadczenia niezbędnego do aplikowania do programu Czyste Powietrze, innym jednostkom organizacyjnym gminy:
Co więcej, po konsultacjach z przedstawicielem referatu urzędu gminy, który obsługuje program Czyste Powietrze dowiedziałem się, że po wydaniu przez Ośrodek stosownych zaświadczeń, ten będzie zobowiązany wystąpić do ośrodka pomocy społecznej o podanie numerów niektórych wniosków (wraz z ich datami), oraz o udostępnienie podstawowych danych osobowych, pozwalających powiązać konkretny wniosek, z uczestnikiem programu.
Klauzula RODO – Program Czyste Powietrze:
W odpowiedzi na powyższe, prezentuję Państwu przykładową „Klauzulę RODO”, przystosowaną do procesu przetwarzania danych osobowych w ośrodku pomocy społecznej, na potrzeby programu Czyste Powietrze. W klauzuli zawarto zgodę i jednocześnie wniosek, o przekazanie danych osobowych wnioskodawcy do referatu / wydziału urzędu gminy, obsługującego Program. Ten bowiem, zobowiązany będzie do rozliczenia i weryfikacji części złożonych wniosków, w Narodowym / Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska.
Jeżeli w Państwa gminie, dane osobowe wnioskodawców nie będą przekazywane do referatu / wydziału urzędu gminy obsługującego Program Czyste Powietrze, klauzulę można wręczyć osobiście, doręczyć pocztą tradycyjną, a także elektronicznie – za pomocą korespondencji e – mail (tak po usunięciu zapisów o możliwości przekazania danych osobowych do innych jednostek organizacyjnych gminy). W takim przypadku, można także odesłać wnioskodawcę na stronę internetową Ośrodka, stosownym pouczeniem zawartym w osnowie wniosku o wydanie zaświadczenia (tak w celu umożliwienia zapoznania się z klauzulą RODO opublikowaną na stronie internetowej Ośrodka).
Jeżeli jednak, wstępne konsultacje z pracownikami urzędu gminy obsługującymi Program wskazują na konieczność późniejszego przekazywania, zgromadzonych przez Ośrodek danych osobowych, właściwą formą jest pisemne pouczenie o zasadach przetwarzania danych osobowych, opatrzone własnoręcznym podpisem wnioskodawcy, w którym ten wyrażając zgodę na ich przekazanie do innej jednostki organizacyjnej gminy, jednocześnie o to wnioskuje.
Mam nadzieje, że przygotowana przeze mnie klauzula RODO, pozwoli Państwu zaoszczędzić choć trochę cennego czasu, jednocześnie przypominając o obowiązkach, które ciążą na administratorach danych osobowych – w tym przypadku ośrodkach pomocy społecznej.
Nie zapomnijmy także o konieczności rozszerzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt ośrodka, po uprzednim uzgodnieniu zmian z Archiwum Narodowym (tak o pozycję – zaświadczenia na potrzeby programu Czyste Powietrze).
Stan prawny na dzień: 1 stycznia 2021 r.
r. pr. Grzegorz Rajski
Bezpłatny projekt dokumentu można pobrać w Akademii Pomocy Społecznej w zakładce wzory dokumentów prawnych.
Uwaga!
Zgodnie z pkt 4.4 i 4.5 Regulaminu Usługodawca oświadcza, że przysługują mu wyłączne prawa autorskie do poszczególnych elementów i całości Dokumentów Prawnych. Użytkownik ma prawo do korzystania z Dokumentów Prawnych wyłącznie w ramach działania reprezentowanego Ośrodka Pomocy Społecznej. Zabronione jest udostępnianie Dokumentów prawnych osobom trzecim a w szczególności publiczne udostępnianie w sieci Internet.
Przypominamy również, że udostępnione dokumenty są jedynie wzorami i powinny zostać każdorazowo dostosowane do indywidualnej sprawy administracyjnej !
