Dzisiaj – zapraszam Państwa do krótkiej dyskusji na temat doręczeń elektronicznych w podmiotach publicznych, a więc także – w ośrodkach pomocy społecznej i centrach usług społecznych.
Pomimo, że za chwilę pożegnamy miesiąc marzec, nie we wszystkich jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej, udało się wprowadzić nowe rozwiązania, związane doręczeniami elektronicznymi. Opóźnienia w tej materii, mogą jednak znaleźć przełożenie, tak zarówno na ważność prowadzonych przez jednostkę postępowań administracyjnych, jak również na kwestie finansowe, związane z obciążeniem jej budżetu.
Aby ułatwić Państwu zadanie, poniżej przybliżę podstawowe zagadnienia związane z obowiązkiem doręczania korespondencji, z wykorzystaniem „publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego”.
Baza adresów elektronicznych:
Zaczynając od początku!
Jednym z motywów, którymi kierował się ustawodawca wprowadzając do polskiego systemu prawnego usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jest zobowiązanie umocowane w deklaracji ministerialnej, podpisanej przez Państwa Członkowskie Unii Europejskiej w Tallinie, dnia 6 października 2017 r. Na mocy dokumentu, o którym mowa w zdaniu poprzednim, Państwa – Strony, zobowiązały do osiągnięcia stanu, w którym wszystkie usługi publiczne będą dostępne w postaci cyfrowej. Kierując się daleko idącą ostrożnością, w dokumencie tym zastrzeżono także konieczność zapewnienia przez każde z Państw, alternatywnych dróg komunikacji z obywatelami, którzy nie mogą, bądź nie chcą używać narzędzi informatycznych.
Więcej informacji na temat Tallinn Declaration on eGovernment można przeczytać na stronie: https://www.gov.pl/web/ia/deklaracja-tallinska-w-sprawie-e-administracji).
Abstrahując od kierunków działań wyznaczonych na szczeblu międzypaństwowym, warto wiedzieć, że:
- jednym z podstawowych założeń dostępności usług publicznych w postaci cyfrowej, jest rejestr (baza) adresów elektronicznych (BAE), do której wpisuje się adresy elektroniczne podmiotów, które dopełniły warunków niezbędnych, dla prawidłowego uwierzytelnienia ich tożsamości;
- baza adresów elektronicznych (BAE) jest publicznym rejestrem dostępnym w sieci internet, prowadzonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji;
- w rejestrze, wpisywane są adresy do doręczeń elektronicznych podmiotów publicznych (np. organów administracji / NFZ / sądów / komorników/ w tym OPS i CUS), a także podmiotów niepublicznych (np. przedsiębiorców, obywateli – w tym także przedstawicieli zawodów zaufania publicznego);
- baza adresów elektronicznych ma charakter mieszany. Niektóre podmioty mają obowiązek zamieszczenia w niej swoich danych (np. podmioty publiczne), a niektóre mogą zamieścić w niej dane, zupełnie dobrowolnie (np. obywatele, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej);
- fakt wpisania adresu do doręczeń elektronicznych do rejestru, daje gwarancję ustalenia tożsamości podmiotu, do którego adresowana jest lub od którego pochodzi korespondencja;
Ostatecznie bowiem, możliwość wpisania adresu do doręczeń elektronicznych do rejestru, obwarowana została koniecznością skorzystania z profilu zaufanego, do którego logujemy się w sposób gwarantujący organom Państwa, pełną identyfikowalność wnioskodawcy. Niezależnie od tego, sam profil zaufany zapewnia także obsługę skrzynki do doręczeń elektronicznych – jako dodatkową funkcjonalność.
Taki właśnie jest cel utworzenia i prowadzenia rejestru (bazy adresów elektronicznych). Korespondencja wysyłana / odbierana z adresu elektronicznego wpisanego do rejestru daje nam gwarancję, że dokumenty trafią do / pochodzą od, konkretnie wskazanego obywatela / podmiotu. Na tego rodzaju bezpieczeństwo (gwarancję), nie możemy liczyć w przypadku wysyłania / odbierania zwykłej korespondencji e – mail. Ten ostatni adres, może założyć każdy, a aktualnie obowiązujące przepisy, nie pozwalają na pełną identyfikację podmiotu, który występuje pod wskazanym adresem.
Szczegółowe informacje na temat rejestru, a także sposobu wyszukiwania adresów do doręczeń elektronicznych zamieszczono na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia oraz https://www.biznes.gov.pl/pl/wyszukiwarka-firm/.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych w OPS i CUS
Przechodząc do konkretów!
Ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r., poz. 1045 z późn. zm.) – zwanej dalej „ustawą o doręczeniach elektronicznych”, przesądzono, że organy władzy publicznej, w tym jednostki budżetowe obsługujące te organy „ (…) są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia określonego w komunikacie (…)” wydanym na podstawie ustawy (tamże – art. 155 ust. 2).
Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych
Harmonogram, o którym mowa powyżej, został opublikowany na łamach strony rządowej pod adresem: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram.
Jak przeczytamy w górnej części tabeli stanowiącej harmonogram, tak zarówno organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, a także inne organy władzy publicznej (w tym jednostki budżetowe obsługujące te organy), obowiązane są do stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych od 1 stycznia 2025 r.
Od początku więc 2025 r., wszystkie ośrodki pomocy społecznej a także centra usług społecznych, obowiązane są doręczać korespondencję z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Zakres podmiotowy i przedmiotowy doręczeń elektronicznych w OPS i CUS
Mając na uwadze powyższe, od 1 stycznia 2025 r.:
- każdy podmiot publiczny (w tym OPS i CUS), obowiązany jest doręczać korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru, z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Korespondencję należy doręczać na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE).
(art. 4 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych)
- w przypadku, gdy adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji powinno nastąpić na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję.
(art. 4 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych)
- dopiero w przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych zgodnie z zasadami, o których mowa w punktach powyżej, a także w sytuacji, w której jako podmiot publiczny posiadamy wiedzę, że osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności, powinniśmy skorzystać z możliwości doręczenia korespondencji, z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej. Także tą możliwość, zastrzeżono dla konieczności doręczenia korespondencji „wymagającej uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru”.
(art. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych)
Wyłączenie stosowania przepisów obligujących do doręczania korespondencji elektronicznie lub hybrydowo
Obowiązku doręczenia korespondencji wymagającej uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru na adres do doręczeń elektronicznych lub hybrydowo nie stosuje się, w przypadkach gdy:
- podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej, albo gdy,
- korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych lub wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na:
– brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych,
– brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych,
– konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy,
– ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny,
– ograniczenia techniczno – organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny;
(art. 6 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych)
Publiczna usługa hybrydowa:
Jak wyjaśniłem już powyższej, publiczna usługa hybrydowa to alternatywa dla możliwości doręczenia korespondencji w formie elektronicznej, tj. na adres do doręczeń elektronicznych. Ustawodawca definiuje ją jako usługę pocztową, świadczoną przez operatora wyznaczonego, dedykowaną tylko dla podmiotów publicznych (art. 2 pkt 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych).
Opisując w dużym skrócie publiczną usługę hybrydową wyjaśnię, że jest to – a raczej będzie – funkcjonalność, polegająca na połączeniu naszych systemów informatycznych z systemem operatora pocztowego. Tym ostatnim – w stanie na „tu i teraz”, jest Poczta Polska. Dzięki temu połączeniu, wszystkie pisma / decyzje i inne dokumenty, których doręczenie wymagać będzie potwierdzenia nadania lub odbioru, będą przesyłane w wersji elektronicznej do operatora pocztowego. Następnie – operator, wydrukuje dokument, zakopertuje korespondencję oraz wyśle ją do odbiorcy, dostarczając nam dane, na temat przebiegu całej operacji (np. daty nadania i odbioru korespondencji przez adresata).
Zgodnie z harmonogramem wprowadzenia obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, tego rodzaju rozwiązanie, będzie musiało być stosowane przez podmioty publiczne dopiero od 1 października 2029 r.
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego w Kodeksie postępowania administracyjnego
Rozwiązania tożsame z tymi – opisanymi w ustawie o doręczeniach elektronicznych, znajdziemy także w Kodeksie postępowania administracyjnego (art. 39 i następne).
W art. 39 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego zastrzeżono jednak dalej idące od tych przewidzianych w ustawie o doręczeniach elektronicznych odstępstwa, od zasady doręczania pism w formie elektronicznej, pozwalając tym samym, na możliwość powrotu do tradycyjnej formy doręczania korespondencji.
Jak przesądzono w przepisie, o którym mowa powyżej, w przypadku doręczenia decyzji, której:
- organ administracji publicznej nadał rygor natychmiastowej wykonalności,
- podlegającej natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy,
a także:
- w sprawach osobowych funkcjonariuszy oraz żołnierzy zawodowych albo,
- jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny,
– organ administracji publicznej może doręczyć decyzję przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy Prawo pocztowe, bądź przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Obowiązki OPS i CUS związane ze stosowaniem Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych:
Ustaliliśmy już, że podmioty publiczne takie jak OPS i CUS, powinny doręczać korespondencję z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tak od 1 stycznia 2025 r.).
Jedynie porządkowo wyjaśniam, że obowiązek ten:
- dotyczy każdej przesyłki wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru, niezależnie od tego czy to my inicjujemy postępowanie, czy też postępowanie to zostało zainicjowane przez stronę;
- dotyczy także spraw, które nie mają przymiotu sprawy administracyjnej w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.
Jako przykład wskaże chociażby na sytuację, w której pełnomocnik dłużnika alimentacyjnego, dopytuje o prowadzone przez OPS / CUS postępowania egzekucyjne.
Opcję doręczenia korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego powinniśmy zastosować także, gdy strona nie wnioskuje wprost we wniosku skierowanym do OPS lub CUS, o doręczanie korespondencji w taki właśnie sposób.
O konieczności doręczenia korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (ewentualnie usługi hybrydowej), decyduje bowiem sama konieczność uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru, a nie status lub charakter załatwianej sprawy (vide: art. 4 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych).
Oznacza to, że przed wysłaniem korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru, pracownicy OPS / CUS zobowiązani są ustalić czy podmiot, do którego kierowana jest korespondencja, dysponuje adresem do doręczeń elektronicznych, wpisanym do Bazy Adresów Elektronicznych.
Najczęściej – czynności te polegać będą na czasochłonnej weryfikacji każdego podmiotu w samym rejestrze, która to procedura, powinna zostać zakończona stosownym wydrukiem załączonym do akt sprawy. Weryfikację można potwierdzić także innym środkiem dowodowym (np. zbiorczym zapisem elektronicznym podmiotów zweryfikowanych w BAE).
Wiem także, że na rynku pojawiły się już „nakładki”, „dodatki” bądź całkiem osobne od naszych systemów informatycznych programy, które ułatwią nam zadanie. Na podstawie doświadczeń jednego z Ośrodków, z którym współpracuję, mogę także napisać, że rozwiązania te sprawdzają się świetnie , pozwalając zaoszczędzić sporą ilość czasu. Z kolei koszt zakupu takiej – dodatkowej funkcjonalności to wydatek, który plasuje się w przedziale od ok. 400, 00 zł (tak dla systemu obsługującego świadczenia rodzinne) do ok. 800, 00 zł (tak dla systemu obsługującego pomoc społeczną).
Moim zdaniem, warto więc zainwestować, w profesjonalny sposób weryfikacji podmiotów w rejestrze BAE. Rozwiązanie to z pewnością przyśpieszy procedurę weryfikacji podmiotów, zapewniając profesjonalną rejestrację (dokumentowanie) tego rodzaju czynności sprawdzających.
ePUAP a usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego
Odpowiadając na pytanie – „co w takim razie z systemem ePUAP” wyjaśniam, że także ta kwestia została szczegółowo uregulowana w ustawie o doręczeniach elektronicznych.
Jak przesądzono w art. 147 i art. 148 ustawy:
- do 30 września 2029 r. – doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego elektronicznego (art. 147 ust. 1 ustawy),
- do 31 grudnia 2025 r. – doręczenie korespondencji nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, do podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, w ramach usługi udostępnianej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 147 ust. 2 ustawy),
- do 31 grudnia 2025 r. – doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, nieposiadających adresu do doręczeń elektronicznych, jeżeli:
– korespondencja ta stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, albo,
– ta osoba fizyczna lub ten podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP,
jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 147 ust. 3 ustawy),
- do 30 września 2029 r. – minister właściwy ds. informatyzacji zapewnia dostępność korespondencji dla posiadacza konta użytkownika lub elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP, w sposób umożliwiający jej przeglądanie, kopiowanie i usuwanie (art. 148 ust. 1 ustawy);
- po 30 września 2029 r. – minister właściwy ds. informatyzacji usuwa z ePUAP konta użytkownika i elektroniczne skrzynki podawcze wraz z ich zawartością (art. 148 ust. 2 ustawy).
Okres przejściowy dla wprowadzenia systemu doręczeń elektronicznych w OPS / CUS:
Datą graniczną dla zapewnienia warunków organizacyjnych niezbędnych dla wprowadzenia stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych w podmiotach publicznych jest 31 grudnia 2025 r.
Zgodnie z art. 147 ust. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych:
„Do dnia 31 grudnia 2025 r. przepisów art. 4 i art. 5 nie stosuje się w przypadku gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przesłanki organizacyjne. Istnienie przesłanek organizacyjnych ocenia nadawca.”.
Podsumowanie
Mam nadzieje, że przynajmniej w podstawowym zakresie udało mi się przybliżyć Państwu zagadnienia związane z doręczeniami elektronicznymi, które powinniśmy stosować w naszych jednostkach już od 1 stycznia 2025 r. (na zasadzie wyjątku od 1 stycznia
2026 r.).
Z uwagi na stopień skomplikowania zagadnień związanych z doręczeniami elektronicznymi, niniejszy artykuł należy potraktować tylko i wyłącznie jako „preludium” do dalszego zagłębienia się w gąszcz przepisów traktujących o konieczności wdrażania doręczeń, realizowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych.
Rozwiązania opisane powyżej, oceniam jednak jako potrzebne, nowatorskie i bardzo praktyczne, zachęcając jednocześnie do dalszego i jeszcze bardziej aktywnego „digitalizowania” działalności ośrodków pomocy społecznej i centrum usług społecznych.
stan prawny na dzień: 26 marca 2025 r.
r. pr. Grzegorz Rajski
