Aby ułatwić tworzenie systemu ochrony danych osobowych w Ośrodku, poniżej zamieszczam sposoby zabezpieczenia danych osobowych, z którymi spotkamy się w trakcie rejestracji zbioru danych osobowych na Platformie E-GIODO.
W pierwszej kolejności wskazać należy, że zbiór poniży to katalog otwarty, w którym znaleźć się mogą także inne sposoby zabezpieczenia danych osobowych w Państwa Ośrodkach. Zapoznanie się ze sposobami zabezpieczenia zbiorów danych osobowych, może być pomocne ze względu na wcześniejszą dokumentację, którą musimy sporządzić, by we wniosku o zarejestrowanie danych osobowych potwierdzić zgodny z prawdą obiektywną stan faktyczny.
Znając przykładowe wyliczenie zabezpieczeń, możemy jeszcze przed rejestracją wniosku uwzględnić je w dokumentacji składającej się na system ochrony danych osobowych w Ośrodku, w tym w szczególności w Polityce Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Ośrodku czy też w Instrukcji Zarządzania systemem informatycznym Ośrodka.
Wypełniając wniosek o rejestrację zbioru danych osobowych w Ośrodku, przed wskazaniem na sposób zabezpieczenia w/w zbiorów (część E wniosku) należy określić czy:
Zbiór danych osobowych jest prowadzony:
- centralnie lub w architekturze rozproszonej;
- wyłącznie w postaci papierowej czy też z użyciem systemu informatycznego
- z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem) bądź też bez użycia żadnego z urządzeń systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
Wreszcie w odniesieniu do sposobów zabezpieczenia zbiorów danych osobowych:
I – Wymóg spełnienia wymogów, o których mowa w art. 36 – 39 ustawy o ochronie danych osobowych, w tym:
- wyznaczenie administratora bezpieczeństwa informacji nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony przetwarzanych danych osobowych, bądź wskazanie, że zadania te realizuje sam administrator bezpieczeństwa informacji;
- do przetwarzania danych zostały dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych;
- prowadzona jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych;
- została opracowana i wdrożona polityka bezpieczeństwa
- została opracowana i wdrożona instrukcja zarządzania systemem informatycznym;
II – Środki ochrony fizycznej:
- Zbiór danych osobowych przechowywany jest w pomieszczeniu zabezpieczonym drzwiami zwykłymi (niewzmacnianymi, nie przeciwpożarowymi);
- Zbiór danych osobowych przechowywany jest w pomieszczeniu zabezpieczonym drzwiami o podwyższonej odporności ogniowej >= 30 min;
- Zbiór danych osobowych przechowywany jest w pomieszczeniu zabezpieczonym drzwiami o podwyższonej odporności na włamanie – drzwi klasy C;
- Zbiór danych osobowych przechowywany jest w pomieszczeniu, w którym okna zabezpieczone są za pomocą krat, rolet lub folii antywłamaniowej;
- Pomieszczenia, w którym przetwarzany jest zbiór danych osobowych wyposażone są w system alarmowy przeciwwłamaniowy;
- Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzany jest zbiory danych osobowych objęte są systemem kontroli dostępu;
- Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzany jest zbiór danych osobowych kontrolowany jest przez system monitoringu z zastosowaniem kamer przemysłowych;
- Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzany jest zbiór danych osobowych jest w czasie nieobecności zatrudnionych tam pracowników nadzorowany przez służbę ochrony;
- Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzany jest zbiór danych osobowych przez cała dobę jest nadzorowany przez służbę ochrony;
- Zbiór danych osobowych w formie papierowej przechowywany jest w zamkniętej niemetalowej szafie;
- Zbiór danych osobowych w formie papierowej przechowywany jest w zamkniętej metalowej szafie;
- Zbiór danych osobowych w formie papierowej przechowywany jest w zamkniętym sejfie lub kasie pancernej;
- Kopie zapasowe/archiwalne zbioru danych osobowych przechowywane są w zamkniętej niemetalowej szafie;
- Kopie zapasowe/archiwalne zbioru danych osobowych przechowywane są w zamkniętej metalowej szafie;
- Kopie zapasowe/archiwalne zbioru danych osobowych przechowywane są w zamkniętym sejfie lub kasie pancernej;
- Zbiory danych osobowych przetwarzane są w kancelarii tajnej, prowadzonej zgodnie z wymogami określonymi w odrębnych przepisach;
- Pomieszczenie, w którym przetwarzane są zbiory danych osobowych zabezpieczone jest przed skutkami pożaru za pomocą systemu przeciwpożarowego i/lub wolnostojącej gaśnicy;
- Dokumenty zawierające dane osobowe po ustaniu przydatności są niszczone w sposób mechaniczny za pomocą niszczarek dokumentów;
III – Środki sprzętowe infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej:
- Zbiór danych osobowych przetwarzany jest przy użyciu komputera przenośnego;
- Komputer służący do przetwarzania danych osobowych nie jest połączony z lokalną siecią komputerową;
- Zastosowano urządzenia typu UPS, generator prądu i/lub wydzieloną sieć elektroenergetyczną, chroniące system informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych przed skutkami awarii zasilania;
- Dostęp do zbioru danych osobowych, który przetwarzany jest na wydzielonej stacji komputerowej/ komputerze przenośnym zabezpieczony został przed nieautoryzowanym uruchomieniem za pomocą hasła BIOS;
- Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła;
- Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem karty procesorowej oraz kodu PIN lub tokena;
- Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem technologii biometrycznej;
- Zastosowano środki uniemożliwiające wykonywanie nieautoryzowanych kopii danych osobowych przetwarzanych przy użyciu systemów informatycznych;
- Zastosowano systemowe mechanizmy wymuszający okresową zmianę haseł;
- Zastosowano system rejestracji dostępu do systemu/zbioru danych osobowych;
- Zastosowano środki kryptograficznej ochrony danych dla danych osobowych przekazywanych drogą teletransmisji;
- Dostęp do środków teletransmisji zabezpieczono za pomocą mechanizmów uwierzytelnienia;
- Zastosowano procedurę oddzwonienia (callback) przy transmisji realizowanej za pośrednictwem modemu;
- Zastosowano macierz dyskową w celu ochrony danych osobowych przed skutkami awarii pamieci dyskowej;
- Zastosowano środki ochrony przed szkodliwym oprogramowaniem takim, jak np. robaki, wirusy, konie trojańskie, rootkity;
- Użyto system Firewall do ochrony dostępu do sieci komputerowej;
- Użyto system IDS/IPS do ochrony dostępu do sieci komputerowej;
IV – Środki ochrony w ramach narzędzi programowych i baz danych:
- Wykorzystano środki pozwalające na rejestrację zmian wykonywanych na poszczególnych elementach zbioru danych osobowych;
- Zastosowano środki umożliwiające określenie praw dostępu do wskazanego zakresu danych w ramach przetwarzanego zbioru danych osobowych;
- Dostęp do zbioru danych osobowych wymaga uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła;
- Dostęp do zbioru danych osobowych wymaga uwierzytelnienia przy użyciu karty procesorowej oraz kodu PIN lub tokena;
- Dostęp do zbioru danych osobowych wymaga uwierzytelnienia z wykorzystaniem technologii biometrycznej;
- Zastosowano systemowe środki pozwalające na określenie odpowiednich praw dostępu do zasobów informatycznych, w tym zbiorów danych osobowych dla poszczególnych użytkowników systemu informatycznego;
- Zastosowano mechanizm wymuszający okresową zmianę haseł dostępu do zbioru danych osobowych;
- Zastosowano kryptograficzne środki ochrony danych osobowych;
- Zainstalowano wygaszacze ekranów na stanowiskach, na których przetwarzane są dane osobowe;
- Zastosowano mechanizm automatycznej blokady dostępu do systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych w przypadku dłuższej nieaktywności pracy użytkownika;
- Zastosowano mechanizm automatycznej blokady dostępu do systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych w przypadku dłuższej nieaktywności pracy użytkownika.
V – Środki organizacyjne:
- Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych zostały zaznajomione z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych;
- Przeszkolono osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych w zakresie zabezpieczeń systemu informatycznego;
- Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych obowiązane zostały do zachowania ich w tajemnicy;
- Monitory komputerów, na których przetwarzane są dane osobowe ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd osobom postronnym w przetwarzane dane;
- Kopie zapasowe zbioru danych osobowych przechowywane są w innym pomieszczeniu niż to, w którym znajduje się serwer, na którym dane osobowe przetwarzane są na bieżąco;
Tak jak podkreślałem już powyżej, wyliczenie to ma charakter przykładowy, tym samym po wyborze zaproponowanych powyżej sposobów zabezpieczeń, możemy przejść do pola, w którym swobodnie możemy wpisać także inne zabezpieczenia.
Stan prawny na dzień: 6 października 2014 r.
