Odpowiadając na pytanie jednej z czytelniczek – Pani Małgorzaty, dziś napiszę kilka słów o tym, w jaki sposób zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, wysyłać dokumentację, która z powodu swojej objętości lub doniosłości, może sprawiać problemy organizacyjno-techniczne.
Jak słusznie zauważyła sama Zainteresowana, w artykule z dnia 26 marca 2025 r., wskazano tylko i wyłącznie na ogólne założenia związane z doręczeniami elektronicznymi.
(kliknij aby otworzyć artykuł)
W opracowaniu nie wyjaśniono jednak, w jaki konkretnie sposób postępować z wywiadami środowiskowymi lub formularzami „Niebieskie Karty”, a więc z dokumentami, które najczęściej, wypełniane są własnoręcznie, przez pracowników naszych jednostek.
Czy dokumenty te możemy wysyłać tylko pocztą tradycyjną? Czy taka decyzja, nie uchybi przepisom ustawy o doręczeniach elektronicznych? A może tego rodzaju dokumenty, należy właśnie zeskanować, a następnie wysłać za pośrednictwem skrzynki do doręczeń elektronicznych?
Już wyjaśniam!
Ustawa o doręczeniach elektronicznych:
Zacznijmy od początku.
Kwestie związane z obowiązkiem doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej, uregulowano w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2026 r., poz. 3 z późn. zm.) – zwanej dalej „ustawą”.
Zgodnie z ustawą, obowiązek stosowania doręczeń elektronicznych, dotyczy każdego podmiotu publicznego, a więc przede wszystkim – jednostek sektora finansów publicznych (art. 2 pkt 6 lit. a ustawy).
Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, a także inne organy władzy publicznej (w tym jednostki budżetowe obsługujące te organy), obowiązane są do stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych od 1 stycznia 2025 r. (patrz harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych – art. 155 ust. 1 ustawy), który dostępny jest pod adresem:
(kliknij aby otworzyć harmonogram)
Dalej – zgodnie z art. 4 i art. 5 ustawy, podmioty publiczne, o których mowa w akapicie powyżej, doręczają korespondencję – w odpowiedniej kolejności – z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (na adres do doręczeń elektronicznych), a gdy nie jest to możliwe, z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (korzystając z usług operatora pocztowego).
Kiedy podmioty publiczne nie muszą stosować doręczeń elektronicznych:
Wymogu doręczania korespondencji, w sposób opisany powyżej, nie stosuje się gdy:
- podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;
- korespondencja nie może być dręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na:
– brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych,
– brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych,
– konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy,
– ważny interes publiczny (w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny),
– ograniczenia techniczno – organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny.
- przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także sposobów innych niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa, w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny (patrz Kodeks postępowania administracyjnego).
[art. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych]
Istnienie przesłanek wymienionych w podpunkcie drugim powyżej, ocenia nadawca!
Jak przesyłać dokumenty wypełniane odręcznie oraz dokumenty, których objętość sprawia problemy techniczno – organizacyjne:
Dokumenty szczególnej wagi (znaczenia), najczęściej wypełniane odręcznie (np. wywiad środowiskowy, formularz „Niebieska Karta”, oświadczenie (wniosek) strony lub zeznanie świadka udokumentowane w postaci odręcznie sporządzonego protokołu), to dokumenty „utrwalone w postaci innej niż elektroniczna”, których co do zasady, nie da się przekształcić z wersji analogowej na wersję cyfrową. Proces ten, byłby bowiem czasochłonny i z praktycznego punktu widzenia – zbędny.
Przekształcenie odręcznie wypełnionego formularza „Niebieska Karta” oznaczałoby bowiem konieczność dokładnego odtworzenia jego treści w wersji edytowalnej (elektronicznej), a następnie opatrzenie jego treści, podpisami elektronicznymi – UWAGA! – wszystkich podmiotów składających oświadczenia woli lub wiedzy, w jego osnowie (w tym np. osób zgłaszających przemoc domową).
Tymczasem, dokumenty te, wypełniane są zazwyczaj w miejscu zamieszkania strony (np. wywiad środowiskowy) lub na miejscu zdarzenia (np. formularz „Niebieska Karta”) i nie sposób ich „przekształcić” z wersji analogowej na wersję cyfrową (z wyłączeniem tzw. „cyfrowego” wywiadu środowiskowego wypełnianego elektronicznie w miejscu zamieszkania strony, za pośrednictwem systemu „Empatia”).
Tego rodzaju dokumenty, możemy więc przesyłać z pominięciem obowiązku korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (np. pocztą tradycyjną – za pośrednictwem operatora pocztowego), wskazując właśnie, na ustawowe wyłączenie obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy.
Podstawę prawną do przesłania takich dokumentów z pominięciem obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych, stanowić może także art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy, a to w sytuacjach, w których dokumentacja przesyłana jest na wniosek, w którym w sposób wyraźny wskazano na konieczność jej przesłania w formie oryginału, w postaci papierowej.
Przesyłanie skanów dokumentów, przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego:
Od dokumentów, które mogą zostać przekształcone z wersji analogowej na wersję elektroniczną (np. notatka służbowa sporządzona w edytorze tekstowym wydrukowana i opatrzona własnoręcznym podpisem wystawcy dokumentu, która może zostać podpisana także podpisem kwalifikowanym, tworząc jednolity i niemodyfikowalny już plik komputerowy), należy odróżnić kopię dokumentu, a więc jego kserokopię (wersja papierowa) lub skan (wersja elektroniczna). Tego rodzaju dokumenty, nie są dokumentami oryginalnymi, a ich wiarygodność, potwierdzić możemy tylko i wyłącznie poprzez ich uwierzytelnienie (np. adnotacją – „za zgodność z oryginałem”).
W sprawach, w których nie jest wymagane przesłanie oryginalnych dokumentów, a podmiot wnioskujący o ich przesłanie (adresat), zaspokoi się jedynie potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopią (skanem), dokumenty, możemy przesyłać także przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
W celu prawidłowego przesłania poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii dokumentu (skanu), z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego należy:
- na każdej skopiowanej stronie nanieść adnotację „za zgodność z oryginałem” (gdy pismo zalega w aktach sprawy) lub „za zgodność z okazanym oryginałem” (gdy pismo zostało tylko okazane przez stronę, jednak nie zostało załączone do akt sprawy);
- na każdej skopiowanej stronie umieścić datę i miejsce sporządzenia odpisu, a gdy wystąpi taka potrzeba, godzinę dokonania poświadczenia oraz cechy szczególne dokumentu (dopiski, poprawki lub uszkodzenia);
- tak przygotowaną kopię dokumentu zeskanować;
- skan dokumentu (plik), podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym (komercyjna usługa uwierzytelniania tożsamości), podpisem osobistym (przy wykorzystaniu dowodu osobistego z modułem elektronicznym) lub podpisem zaufanym (przy wykorzystaniu profilu zaufanego).
Pamiętajmy jednak, że tak przekazywane dokumenty, nie korzystają z waloru oryginalności i stanowią tylko kopie (odpisy) akt sprawy.
Konieczność doręczenia dokumentacji niepodlegającej przekształceniu, utrwalonej w postaci innej niż elektroniczna:
Art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy, zastosowanie znajdzie także w każdym innym przypadku, w którym przepisy szczególne, wskazują na obowiązek przekazania dokumentacji, która nie podlega przekształceniu. Jako przykład wskazać należy chociażby na obowiązek przekazania odwołania wraz z aktami sprawy, organowi odwoławczemu, o którym mowa w art. 133 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Tego rodzaju przepisy wskazują bowiem, na obowiązek przekazania „akt sprawy”, a nie ich poświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii, odpisów bądź obrazów zapisanych w wersji cyfrowej (skanów). Z kolei zgromadzonej w sprawie dokumentacji (najczęściej bardzo obszernej), nie jesteśmy w stanie przetworzyć z wersji analogowej w wersję cyfrową, zachowując wymogi, o których napisałem powyżej.
Dlatego też, doręczeń elektronicznych nie stosujemy, przesyłając między innymi odwołanie strony, do organu wyższej instancji.
Podsumowanie:
Dokonując podsumowania, poruszonych w niniejszym opracowaniu kwestii, zaakcentować należy, że podejmując decyzję o sposobie przesłania dokumentacji, która z powodu swojej objętości lub doniosłości, może sprawiać problemy organizacyjno-techniczne, w pierwszej kolejności należy ustalić:
- czy podmiot / organ, który zawnioskował o przesłanie dokumentacji, wskazał na konieczność przesłania jej oryginału? W przypadku odpowiedzi twierdzącej, oryginał dokumentacji powinniśmy przesłać pocztą tradycyjną, za pośrednictwem operatora pocztowego, powołując się na postanowienia art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy;
- czy zawnioskowana dokumentacja została przygotowana na zlecenie podmiotu / organu, który potrzebuje jej dla prowadzenia postępowania wiodącego (głównego) w konkretnie wskazanej sprawie? Jeżeli tak – dokumentację należy przesłać w oryginale, pocztą tradycyjną, za pośrednictwem operatora pocztowego. Wtedy, podstawą prawną do odstąpienia od stosowania zapisów ustawy, będzie art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c, tejże ustawy, a pozostawiona w aktach sprawy uwierzytelniona kopia akt, posłużyć nam może do załatwienia spraw incydentalnych (pobocznych);
- czy zawnioskowana dokumentacja została przygotowana na potrzeby naszej jednostki, a podmiot / organ wnioskujący o jej przesłanie, zamierza posłużyć się nią w postępowaniu incydentalnym (pobocznym)? Jeżeli tak – dokumentację należy przesłać za pośrednictwem adresu do doręczeń elektronicznych, korzystając z możliwości uwierzytelnienia jej kopii (skanów), przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego. Oryginały dokumentów, posłużą w prowadzonym przez nas postępowaniu głównym;
- czy obowiązek przesłania oryginału zawnioskowanej dokumentacji, swoje umocowanie znajduje w przepisach powszechnie obowiązującego prawa? Odpowiadając pozytywnie – przesyłając lub przekazując dokumentację w postaci oryginalnej (papierowej), na wezwanie podmiotu / organu lub działając z urzędu, wskazujemy na art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c w zw. z ust. 3 ustawy oraz;
- czy dygitalizacja zawnioskowanej dokumentacji, jest możliwa pod względem technicznym i organizacyjnym? Jeżeli nie – dokumentację należy przesłać w wersji oryginalnej (analogowej), za pośrednictwem operatora pocztowego, powołując się na postanowienia art. 6 ust. 2 pkt 2 lit. e ustawy.
Jak już powyżej wyjaśniłem, istnienie przesłanek wymienionych powyżej ocenia nadawca (art. 6 ust. 2 ustawy)!
Mam nadzieje, że przynajmniej w podstawowym zakresie, udało mi się przybliżyć Państwu kluczowe zagadnienia, związane z wyłączeniem konieczności doręczenia korespondencji, przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Stan prawny na dzień: 28 marca 2026 r.
r. pr. Grzegorz Rajski
